Mesin Kantor sebagai Alat Komunikasi Kantor

Dewasa ini, di kalangan dunia usaha, banyak perusahaan, baik perusahaan, baik pemerintahan maupun swasta yang dalam usahanya, semakin mengandalkan mesin kantor guna memungkinkan didapatkan hasil yang optimal. Perkembangan teknologi yang semakin pesat, menuntut manusia untuk bertindak semakin cepat dengan memperhatikan efesiensi disegala bidang.

Komunikasi merupakan salah satu bidang yang sangat penting dalam kegiatan
kantor memiliki hakikat kantor sebagai kumpulan orang yang bersama-sama
menyelenggarakan kegiatan kantor atau kegiatan ketatausahaan.

Menurut jenisnya, alat komunikasi dapat dikelompokkan dalam tiga macam yaitu : 

• Alat komunikasi berupa audio, yaitu suatu alat komunikasi  yang dapat ditangkap melalui alat pendengaran. Contoh :
  a. teleponb. radio
• Alat komunikasi yang berupa audio visual, yaitu alat komunikasi yang dapat dilihat dan dapat didengar. Contoh :
  a. Televisi
  b. VCD
  c. Internet 
• Alat komunikasi berupa visual, yaitu alat komunikasi  yang ditangkap melalui alat penglihatan. Contoh :
  a. Surat
  b. Chart

Bentuk Komunikasi lainnya, yaitu antara lain :

1. Komunikasi Internal

Komunikasi Internal merupakan bentuk pertukaran informasi dan ide di dalam organisasi. Sebagai pegawai, kita adalah orang pertama mendengarkan keluhan pelanggan atau mengetahui keadaan di lapangan yang menyebabkan penualan perusahan menurun. Untuk menjamin keberlangsungan komuniaksi internal yang baik, kita menggunakan :

a.       Jaringan Komunikasi Formal

Komunikasi yang dilakukan berdasarkan rentang atau struktur organisasi perusahaan, berupa

i) Downward

Komunikasi atas ke bawah. Contohnya pimpinan memberikan intrusksi, petunjuk, informasi, penjelasan, perintah, pengumumamn, rapat, majalah intern.
ii) Upward

Komunikasi yang terjadi dari bawah ke atas. Contohnya: staf memberikan laporan, saran – saran, pengaduan, kritikan, kotak saran kepada pimpinan.
iii) Horizontal

Komunikasi mendatar, antara anggota staff dengan anggota staff. Berlangsung tidak formal, antara lain dengan komunikasi vertikal yang formal.

b. Jaringan Komunikasi Informal

Adalah komunikasi yang terjadi di antara seluruh bagian organisasi sebagai perwujudan kebutuhan manusia sebagai insan sosial.

c. Komunikasi diagonal Adalah komunikasi antara pimpinan seksi atau bagian dengan pegawai seksi / bagian lainnya.

2. Komunikasi Eksternal

Komunikasi yang dilakukan untuk membawa informasi masuk atau keluar dari organisasi, dan biasanya dilakukan dengan pelanggan maupun masyarakat yang berhubungan dengan perusahaan.

3. Komunikasi Tulisan

Komunikasi ini dapt berupa memo, surat e-mail, faksimile, bulletin yang ditansfer melalui tulisan / simbol pada sebuah media. Menurut Robbins, jenis komunikasi ini digunakan karena berwujud dan dapa diverifikasi di pengadilan maupun sebagai bukti adminstrasi keuangan. Pada umumnya, pihak pengirim dan penerima mempunyai arsip yang dapat disimpan untuk jangka waktu tertentu. Kelebihan lainnya adalah pengunaan kata- kata pada komunikasi ini lebih hati – hati, logis dan jelas dibandingkan 2 jenis komuniksi terdahulu. Adapun kekurangnnya adalah menghabiskan waktu, baik ketika pesan ditulis maupun mendapat feedback sebuah surat.

Berikut ini beberapa contoh alat komunikasi yang digunakan di kantor, yaitu :

1. Telegraf 

common.wikimedia.org

Telegraf adalah alat komunikasi yang menggunakan peralatan listrik untuk mengirimkan dan menerima sinyal sesuai dengan kode dalam bentuk pulsa listrik. Di dalamnya terdapat kabel-kabel tembaga yang berguna untuk mengirimkan sinyal jarak jauh. Sinyal-sinyal tersebut merupakan kode-kode sederhana yang mewakili pesan yang dikirim. Kode tersebut dikenal dengan nama kode morse yaitu sebuah sistem pengiriman pesandengan perpaduan suara yang panjang (diwakili dengan tanda garis penghubung) dan pendek (diwakili dengan tanda titiktitik) untuk mengkodekan bermacam-macam huruf,angka dan karakter yang lain. Secara garis besar,cara kerjanya adalah data dikirim oleh operator telegraf dengan cara menerjemahkan teks yang dikirim menggunakan peralatan telegraf, oleh peralatan tersebut data dikirim melalui kabel listrik  berupa pulsa listrik dengan arus panjang dan pendek seperti pada kode morse. Pulsa listrik diterima oleh peralatan telegraf pada lokasi penerima, lalu diterjemahkan oleh operator menjadi barisan teks yang kemudian akan disampaikan kepada alamat yang dituju. Lama pengiriman data ditentukan oleh jauh dekatnya jarak antar lokasi.Meski sudah berk embang alat komunikasi yang lebih canggih, telegraf masih dipergunakan untuk keperluan navigasi pelayaran, pesawat udara, dan komunikasi di bidang kemiliteran.

Mesin telegraf yang ada saat itu masih memiliki banyak kelemahan. Pertama, berita yang dikirimkan dalam bentuk titik dan garis sandi Morse sampai ke kota tujuan dengan cepat tapi pesan hanya dapat diserahkan ke alamat penerima melalui pos surat biasa. Kedua, biaya yang diperlukan sangatlah mahal. Ketiga, jalur telegraf yang digunakan sangat sibuk sehingga pesan yang diutamakan untuk dikirim adalah pesan-pesan penting.

2. Telepon

digitalleaflet.blogspot.com

Telepon adalah peralatan yang mengubah suara menjadi energi listrik dan mengirimkannya melalui kabel jaringan telepon dan sebaliknya mengubah energi listrik dari kabel jaringan telepon menjadi suara. Telepon berasal dari bahasa Yunani, tele, berarti jauh dan phone berarti suara.Telepon terdiri atas empat bagian utama, yaitu mekanisme dialing, transmitter, ringer dan receiver.

- Mekanisme Dialing, bagian ini memungkinkan seorang penelpon memasukkan nomor telepon yang ingin dihubungi. Biasanya terdiri dari 12 tombol yaitu angka 10 tombol(dari 0 sampai 9), 2 tombol simbol yaitu bintang (*) dan tanda pagar (#).

- Transmitter, disebut juga pemancar atau microfon yang berfungsi untuk mengubah suara menjadi arus listrik kemudian dikirimkan kembali melalui kabel telepon.

- Ringer, berfungsi sebagai sinyal berupa bunyi-bunyian yang menandakan bahwa adatelepon yang sedang masuk. Ringer, awalnya terbuat dari sebuah lonceng kecil. Namun,sekarang ini diganti dengan sebuah Chip yang memungkinkan bunyi penanda teleponmasuk berubah menjadi sebuah nada lembut (polyponic ringtone) dan bahkan sebuahmusik/lagu.

- Reciever, disebut juga sebagai penerima yang berfungsi sebagai pengubah arus listrik menjadi suara.

Kelebihan Telepon

a. Tarif telepon lebih murah

b. Kualitas suara lebih jernih, tidak terputus-putus karena tidak tergantung sinyal

c. Jangka waktu pemakaian telepon lebih lama/awet. Hal ini karena telepon tidak mengalami   gangguan berupa virus, tidak memerlukan perawatan khusus.

Kekurangan Telepon

a. Tidak praktis/efisien. Telepon terikat pada kabel sehingga tidak dapat dibawa kemana-mana.

b. Kenyamanan. Telepon biasanya digunakan tidak secara personal sehingga tidak efektif bila ingin menggunakannya. 

3. Telepon Genggam (Handphone)

 Awal telepon dibuat hanya terbatas pada telepon tetap (fixed line telephone). Namun sejak 3 April 1973 telah dikenal suatu teknologi telepon genggam atau yang sekarang banyak orang sebut dengan nama handphone (HP). Saat ini handphone banyak digunakan oleh masyarakat luas, selain untuk berkomunikasi ternyata handphone jugasudah menjadi bagian dari gaya hidup, penampilan, tren, dan prestise (gengsi).

conter21.wordpress.com

Dengan kecanggihan teknologi, kini handphone dibuat dengan berbagai bentuk danukuran sehingga semakin menarik dan beragam. Fitur-fitur yang ditambahkandidalamnya juga sangat kompleks, mulai dari kamera digital, radio FM, pemutar MP3/MP4, video, dan berbagai jenis permainan yang menarik.Teknologi telepon genggam atau telepon seluler merupakan gabungan dari teknologi telepon dengan teknologi radio, yang mengirimkan sinyal suara melalui gelombangradio. Karena bersifat nirkabel (wireless), maka telepon tersebut memungkinkanterjadinya komunikasi bergerak. Di Indonesia terdapat dua teknologi handphone yaitu Global System for Mobile Comunication (GSM) dan Code Division Multiple Access(CDMA). Secara prinsip, beda antara keduanya adalah cara penggunaan kode dan pemancar frekuensi yang digunakan.

Kelebihan Telepon Seluler 

a. Praktis/efisien. Telepon seluler membantu dalam hal kemudahan komunikasi. Ukuran telepon seluler yang makin lama makin kecil lebih praktis dan lebih mudah dibawa kemana-mana.

b. Aksesori. Tersedia sejumlah aksesori untuk melengkapi telepon seluler. Misalnya travel charger, headset, earphone, dll.

c. Keamanan. Terdapat berbagai macam kode pengaman telepon.

Kekurangan Telepon Seluler

a. Tarif. Tarif telepon yang mahal ditambah biaya roaming.

b. Sinyal. Jangkauan sinyal masing-masing operator yang terbatas sehingga mempengaruhi kualitas proses telepon, yaitu suara menjadi tidak jelas dan terputus-putus.

c. Virus. Dengan semakin bertambahnya telepon seluler mengakibatkan munculnya virus yang menyerang komponen telepon seluler.

d. Perawatan dan pemeliharaan. Agar telepon seluler dalam keadaan baik maka telepon harus ditangani dengan benar.

e. Mengganggu peralatan elektronik. Hampir semua peralatan elektronik modern dilindungi sinyal frekuensi radio (RF). Meskipun demikian, ada peralatan elektronik yang tidak dilindungi oleh sinyal RF dari telepon seluler.

f. Lingkungan hidup. Telepon seluler mengandung komponen yang terbuat dari material logam dan plastic yang jika sampahnya ditimbun terus-menerus dan tidak diproses dengan seksama dapat menjadi ancaman serius bagis lingkungan hidup manusia.

g. Kesehatan. Adanya ancaman radiasi yang disebabkan oleh penggunaan telepon seluler.

4. Faksimili (Faks)

decilshaka.blogspot.com

Faksimili ditemukan oleh Alexander Brain padatahun 1843. Faksimili berasal dari kata facsimileyang artinya menyalin sama persis dengan aslinya.Faksimili digunakan untuk menerima dan mengirim informasi melalui telefoto dengan sistem reproduksi fotografi sehingga memungkinkan kita dapat mengirimkan salinan isi suatu halaman, baik berupa tulisan maupun gambar ke mesin faksimili lain melalui saluran telepon dalam hitungan menit. Mesin Faksimili sering disebut juga dengan mesin fotocopy jarak jauh. Ini berarti, baik pengirim maupun penerima pesanharus mempunyai mesin faksimili karena cara kerja mesin faksimili adalah pengirimakan memasukkan dokumen ke bagian dokumen feeder pada mesin faks, kemudianmenekan nomor telepon mesin faks yang dituju. Apabila koneksi atau hubungan darinomor pengirim ke mesin faks telah terjadi, mesin faks akan memindai (scan) setiap halaman yang ingin dikirim dan mengubahnya menjadi sinyal listrik yang kemudian dikirimkan melalui kabel telepon ke mesin faks penerima.

Kelebihan dan kekurangan

Mesin faks membantu pengiriman suatu dokumen ke tempat yang jauh dalam waktu singkat. Ketika mengirim dokumen ke tempat yang jauh, maka mesin faks akan mengirim lebih cepat dan spontan melampaui kinerja pengiriman surat melalui pos. Namun kekurangan mesin faks dalam kualitas telah menurunkannya dalam posisi di bawah surat elektronik atau email sebagai bentuk alat transfer dokumen secara elektronik yang telah tersebar luas dan digunakan banyak sekali orang.

5. Pocket PC (PDA)

fineartamerica.com

Alat ini tergolong yang paling modern dan banyak dimiliki oleh kalangan tingkat atas.Pocket PC sering disebut sebagai komputer mini karena bentuknya yang kecil dan dapatdibawa ke mana-mana. Selain itu, disebut juga dengan nama PDA (Personal DigitalAssistants) yaitu sebuah komputer seukuran telapak tangan yang dapat digunakan untuk menyimpan, mengakses dan mengorganisasi informasi.

PDA sudah ada dan dikenal sejak bulan Agustus 1993 dengan nama Newton MassagePad yang dipelopori oleh Apple. Dalam waktuyang hampir sama, ketika dunia komputer mulai memperhatikan aspek portabilitas- nya(aspek kemudahan untuk dibawa), maka lahirlah produk semi-notebook seperti Psion. Inilah yang mengilhamkan produk PDA memasukkan fungsi komputer secara perlahan,khususnya Microsoft dengan Pocket PC-nya.

PDA juga dapat saling bertukar data dan/atau informasi dengan komputer desktop atau komputer laptop juga dengan PDA itu sendiri, untuk melakukan hal tersebut beberapa mengharuskan kita menggunakan hardware dan software tambahan tapi umumnya semua PDA menyediakan software dan hardware untuk proses sinkronisasi tersebut dalam bundelnya. Namun walau bagaimanapun, setiap teknologi PDA mempunyai kelebihan dan kekurangan yang ikut dibawa bersamanya. Salah satu kekurangan PDA adalah baterai yang tidak tahan lama.

6. Internet

wikishare27.wordpress.com

Internet (kependekan dari interconnection-networking) adalah seluruh jaringan komputer yang saling terhubung menggunakan standar sistem global Transmission Control Protocol/Internet Protocol Suite (TCP/IP) sebagai protokol pertukaran paket (packet switching communication protocol) untuk melayani miliaran pengguna di seluruh dunia. Rangkaian internet yang terbesar dinamakan Internet. Cara menghubungkan rangkaian dengan kaidah ini dinamakan internetworking ("antarjaringan").

Internet memungkinkan adanya servis terkini (Real-time service), seperti web radio, dan webcast, yang dapat diakses di seluruh dunia. Selain itu melalui Internet dimungkinkan untuk berkomunikasi secara langsung antara dua pengguna atau lebih melalui program pengirim pesan instan seperti Camfrog, Pidgin (Gaim),  Trilian,  Kopete,  Yahoo! Messenger,  MSN Messenger Windows Live Messenger,  Twitter, Facebook dan lain sebagainya.

Masalah yang sering terjadi pada alat komunikasi

Faktor hambatan yang biasanya terjadi dalam proses komunikasi, dapat dibagi dalam 3 jenis yaitu sebagai berikut : 

1. Hambatan Teknis

Hambatan jenis ini timbul karena lingkungan yang memberikan dampak pencegahan terhadap kelancaran pengiriman dan penerimaan pesan. Dari sisi teknologi, keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi, akan semakin berkurang dengan adanya temuan baru di bidang teknologi komunikasi dan sistim informasi, sehingga saluran komunikasi dalam media komunikasi dapat diandalkan serta lebih efisien.

2. Hambatan Semantik

Gangguan semantik menjadi hambatan dalam proses penyampaian pengertian atau idea secara efektif. Definisi semantik adalah studi atas pengertian, yang diungkapkan lewat bahasa. Suatu pesan yang kurang jelas, akan tetap menjadi tidak jelas bagaimanapun baiknya transmisi. Untuk menghindari mis-komunikasi semacam ini, seorang komunikator harus memilih kata-kata yang tepat dan sesuai dengan karakteristik komunikannya, serta melihat dan mempertimbangkan kemungkinan penafsiran yang berbeda terhadap kata-kata yang digunakannya.

3. Hambatan Manusiawi

Hambatan jenis ini muncul dari masalah-masalah pribadi yang dihadapi oleh orang-orang yang terlibat dalam komunikasi, baik komunikator maupun komunikan.

Referensi:

Laila. 2013. Media Komunikasi Modern.http://lailabagis.blogspot.com/2013/07/media-komunikasi-modern-serta-kelebihan_28.html

Andhy. 2011. Kendala dan Masalah Komunikasi Kantor.http://andhy-brenjenk.blogspot.com/2011/10/kendala-dan-masalah-komunikasi-bisnis.html

Nuraliny, Lia. 2013. Komunikasi Kantor. http://lianuraliny.blogspot.com/2013/04/komunikasi-kantor.html

Dino, Anugrah. 2015. Alat Komunikasi Kantor.http://anugerahdino.blogspot.com/2015/02/alat-komunikasi-kantor.html