Otomatisasi Kantor (Office Automation)

Otomatisasi perkantoran adalah semua sistem informasi formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda di dalam maupun diluar perusahaan. Degan kata lain otomatisasi perkantoran merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan

Kategori Pemakaian Otomatisasi Kantor

1.Manajer, adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama sumber daya manusia.

2.Profesional, adalah orang yg tidak mengelola orang lain tetapi menyumbang keahlian khusus yang membedakan mereka dari sekretaris dan pegawai administratif, contohnya pembeli, wiraniaga dan lain-lain.

3.Sekretaris, biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas, seperti menangani korespondensi, menjawab telepon dan mengatur jadwal pertemuan.

4.Pegawai administratif, biasanya bertugas melaksankan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotokopi, menyusun dokumen, menyimpan dokumen dan mengirimkan surat.

Konsep-konsep Otomatisasi kantor

1.Proses yang terjadi diperkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi

2.Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa rencana menuju aplikasi yang terencana dan terpadu.

3.Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi

4.Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang lebih baik

5.Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti

Manfaat Otomatisasi Kantor

Otomatisasi perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen dalam menangani informasi, mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal. Dengan demikian akan membuat informasi menjadi lebih mudah dan murah digunakan, dipindahkan, dan dirawat. Pada akhirnya dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehingga perusahaan mampu berkompetisi lebih baik.

Macam-macam Aplikasi Perkantoran

Aplikasi dalam Otomatisasi perkantoran dibedakan menjadi dua macam yaitu aplikasi perkantoran menggunakan peralatan elektronik non komputer dan aplikasi perkantoran menggunakan komputer. Dalam banyak hal fungsi darikedua jenis aplikasi diatas adalah sama hanya peralatannya saja yang berbeda.

Aplikasi-aplikasi dalam Otomatisasi perkantoran adalah :

1.    Word Processing

Penggunaan perangkat komputer yang menghasilkan berbagai tugas pengetikan dan pencetakan dokumen secara otomatis. Sekretaris atau manajer melakuakn pengetikan melalui terminal, dari sini sebuah dokumen yang disiapkan (diketik) dapat dilakukan pengeditan terlebih dahulu, sebelum disimpan kedalam komputer  Dokumen juga dapat diambil atau disimpan dalam media penyimpanan luar. Jika diperlukan dapat dibuat hard copy dalam cetakan printer. Hasil cetakan ini dapat diberikan kepada manajer sebagai bahan persiapan agar komunikasi dapat berjalan lebiih efektif . Dalam perkantoran modern dokumen tidak mesti harus dicetak,namun dapat di attach dari komputer lain yang terhubung dalam satu jaringan komputer.

2.    Voice mail

Voice mail adalah sarana yang disediakan oleh penyedia layanan telepon kepada pelanggan untuk dapat meninggalkan pesan dalam sebuah mail-box apabila telepon yang dituju tidak dapat dihubungi. Mail-box yang berisi pesan-pesan ini dapat dipanggil oleh pemilik telepon untuk mendengarkan pesan-pesan yang diterima dan telah tersimpan di dalamnya.

3.    Electronic Mail

Electronic mail atau sering disingkat e-mail, konsepnya sama dengan voice mail, hanya saja terjadi antar pengguna komputer yang terhubung dalam satu jaringan komputer. Seorang pengguna e-mail mempunyai mail-box atau folder disebut mail-server yang terhubung 24 jam dalam jaringan komputer. Pengguna lain dapat mengirimkan pesan kedalam mail-box dengan menyebutkan alamat email yang dituju walaupun si pemilik mail-box tidak sedang terhubung dalam jaringan komputer. Untuk membaca pesan-pesan yang diterima, seorang pengguna harus membuka mail-boxnya.

4.    Computer Calendering

Apabila anda pernah menandai kalender di rumah untuk suatu agenda kegiatan, computer calendaring punya analog seperti itu. Jadwal kegiatan maupun perjanjian dengan kolega dapat disimpan dalam komputer, pada saat atau sebelum kegiatan komputer akan mengingatkan manajer tentang perjanjian maupun kegiatan tersebut melalui penanda (alarm). Sebuah perjanjian dapat dikirimkan atau diakses oleh pihak lain yang terhubung dalam jaringan komputer, penandaan kegiatan akan diberikan ke semua komputer yang mencatat kegiatan tersebut.

5.    Audio Conferencing

Audio Conferencing adalah pemanfaatan peralatan komunikasi suara untuk menghubungkan orang-orang pada tempat yang terpisah untuk dapat melakukan pembicaraan pada suatu topic tertentu. Peralatan audio dapat diganti menggunakan komputer yang mempunyai kemampuan audio. Audio channel digantikan oleh komputer yang dilengkapi dengan chat server.

6.    Video Conferencing

Video Conferencing adalah penggunaan televisi serta peralatan audio visual untuk menghubung pertisipasi konferensi yang lokasinya saling terpisah. Pelaksanaanya dapat dengan cara :

o   One-way video dan two-way video

o   One-way video dan audio

o   Two-way video dan audio

Kegiatan seperti ini juga sudah dapat dgantikan dengan menggunakan peralatan komputeryang mempunyai kemampuan audio visual.

7.    Computer Conferencing

Komputer yang terhubung dalam satu jaringan dapat saling berkomunikasi, baik text, audio maupun audio-visual. Pemanfaatan jaringan internet semakin memudahkan pengguna komputer untuk melakukan hal ini. Tersedia banyak ruang diskusi berupa board services maupun chat channel yang disediakan oleh portal dalm internet . Board service adalah layanan untuk saling berkirim pesan atau pendapat pada satu topic tertentu yang tidak interaktif. Chat channel adalah sarana bertukar pesan secara interaktif.

8.    FAX

FAX adalah alat yang mempunyai kemampuan membaca dokumen pada satu sisi lain dari saluran komunikasi dan membuat salinannya pada satu sisi lainnya. Kemampuan ini juga sudah diadaptasi oleh komputer. Untuk keperluan ini komputer harus diberi kemampuan membaca dokumen, yaitu dengan ditambahkan peralatan scanner, selain harus terhubung ke jaringan telepon menggunakan Modem. Hasil penerimaan FAX pada komputer dapatdilakukan dengan hanya menampilkannya di layar monitor atau dicetak ke printer.

9.    Videotex, Imaging, dan Desktop Publishing

Ketiga hal ini sudah bukan merupakan hal baru dalam pemanfaatan teknologi komputer saat ini.

o   Videotex adalah kemampuan memindahkan, menyimpan narasi text dan gambar grafik ke dalam layar monitor.

o   Imaging adalah kemampuan memindahkan, menyimpan, dan menampilkan kembali image atau citra ke dalam format digital dalam komputer

o   Desktop Publishing adalah kemampuan komputer untuk menghasilkan keluaran yang sangat halus mendekati kemampuan typesetter (dalam layout cetakan).

Referensi

Waluyo,Dwi Eko. 2010. Perkembangan Teknologi Perkantoran Modern. http://www.dinus.ac.id/artikel/2010/kantor-modern.html. Diakses 21 Maret (9.00)

Fauzi, Adman. 2010. Pengertian Otomatisasi perkantoran. http://adman.staf.upi.edu/2010/03/07/pengertian-otomatisasi-perkantoran.html. Diakses 20 Maret 2015 (14.00)

Sari, Nurfajrin Puspita. 2014. Sistem Otomatisasi Kantor. http://nurfajrin05.blogspot.com/2014/02/sistem-otomatisasi-kantor.html. Diakses 21 Maret 2015 (15.00)